Mới đây mình có một anh bạn lỡ tay xóa mất dữ liệu quan trọng của ảnh trên máy tính, mà đau cái nữa lại đang sử dụng SSD nên việc khôi phục lại rất khó khăn. Nếu đem ra tiệm cứu dữ liệu chuyên nghiệp thì số tiền phải trả là rất cao. Mình chợt nghĩ: nếu ảnh lưu các file đó lên mây ngay từ lúc làm việc thì chuyện này đã không xảy ra rồi. Mình cũng đã từng chia sẻ với các bạn khác nhiều về việc dùng các dịch vụ cloud như Dropbox, Google Drive hay OneDrive cho công việc hằng ngày, nay muốn nói kĩ hơn về chúng cũng như lợi ích và tác hại nếu bạn không tạo cho mình thói quen lưu file thẳng lên cloud.
 

Lợi ích thứ nhất đó là bạn sẽ luôn có được một bản dự phòng của file trên dịch vụ cloud mà bạn sử dụng. Nhưng vấn đề đó là nếu bạn chỉ tạo file đâu đó trong PC rồi mới upload lên thì cũng như không, chúng ta vẫn phải đối mặt với rủi ro bị mất dữ liệu giống như anh bạn mà mình lấy ví dụ ở đầu bài. Thay vào đó, bạn cần tập thói quen mỗi khi cần save file nào đó thì save thẳng vào thư mục cloud! Đừng lưu lên desktop, đừng lưu vào document, đừng lưu vào folder nào chỉ nằm trên máy tính. Hãy lưu thẳng lên cloud, để khi bạn lỡ tay xóa mất file thì còn có thể lấy lại (thường các dịch vụ đám mây vẫn còn lưu file rác của bạn tới 30 ngày sau mới chính thức cho chúng biến mất). Còn như trường hợp của anh bạn mình bên trên, ngay cả khi SSD của ảnh bị hư hoàn toàn thì vẫn không sao, toàn bộ dữ liệu của bạn vẫn còn an toàn trên cloud mà.

Dropbox, OneDrive, Google Drive và nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây khác đều có ứng dụng để bạn cài vào máy tính của mình, chúng thậm chí còn có một folder riêng, vậy hãy biến folder riêng đó thành nơi lưu dữ liệu của bạn một cách thường xuyên. Thao tác này không tốn thời gian hơn so với bình thường, vì đằng nào bạn cũng phải chọn folder để save cơ mà. Mình không nói đến việc upload file thủ công qua trình duyệt vì đây là thao tác kém hiệu quả so với việc save file vào thư mục cloud trên máy tính.



Nếu được, hãy lưu tất cả mọi dữ liệu quan trọng của bạn trong đó, nhất là những thứ liên quan tới công việc mà nếu mất đi thì bạn sẽ bị đuổi việc hay phải rất khổ sở để kiếm lại. Còn nếu không có đủ dung lượng cloud, ít nhất hãy lưu các file đang làm việc lên đó cho tới khi bạn chắc chắn rằng đã copy nó ra một chỗ khác an toàn.

Xin chia sẻ với các bạn một điều: đừng bao giờ tin vào chiếc PC của mình. Nó có thể chết bất kì lúc nào, có thể bị ăn trộm bất kì lúc nào, ổ cứng có thể hôm nay đang chạy ngon nhưng ngày mai lăn ra chết. Những rủi ro đó rất khó để dự báo được, bởi thế file của bạn luôn có nguy cơ mất sạch mà không cách nào cứu lại. Việc sử dụng các dịch vụ đám mây hoàn toàn có thể khắc phục được nguy cơ đó gần như 100%.

Lợi ích thứ hai đến từ việc các dịch vụ cloud đều lưu giữ nhiều phiên bản của file, gọi là versioning. Khi một file đã được upload lên cloud, nó sẽ là phiên bản đầu tiên. Khi bạn mở file ra để chỉnh sửa và lưu lại, nó sẽ trở thành phiên bản thứ hai, thứ ba, thứ tư và cứ thế. Đến lần thứ 5 chẳng hạn, xui xui thế nào đó bạn lỡ thực hiện một thay đổi trong file khiến tài liệu của bạn bị sai hoàn toàn, và để khắc phục vấn đề này sẽ cần rất nhiều thời gian. Thay vì phải ngồi làm lại thủ công, bạn chỉ cần restore nó lại phiên bản trước đó. Xong! Vấn đề đã được giải quyết chỉ trong vài chục giây mà thôi.

Chức năng này đã cứu mình không biết bao nhiêu lần với những dự án phức tạp. Mình hay lập trình này nọ cho vui, có vài lúc sửa mã nguồn thế nào đó mà phần mềm chẳng cách nào chạy lên. Mình đã dành hẳn 2 tiếng để sửa lại mã cho đúng nhưng vẫn không biết vì sao mà app vẫn tèo. Thế là mình lên Dropbox, mình chọn restore lại dự án về 3 tiếng trước đó, xong, app đã chạy lên trở lại.



Tương tự, mình có một file Word đã đánh gần xong, không biết lỡ tay thế nào mà lại xóa mất hơn phân nửa nội dung rồi bình thản mà save rồi đóng cửa sổ, và một khi cửa sổ đã đóng thì không thể undo lại. Bình thường mình phải gõ lại toàn bộ phần bị mất, nhưng nhờ Dropbox mà mình có thể khôi phục lại phiên bản đầy đủ chỉ với vài cái click chuột, chỉ bị mất một vài chữ cuối cùng do mình chưa save mà thôi.

Versioning cũng sẽ giúp trong tình huống bạn bị malware phá hoại file hoặc bị ransomeware mã hóa file. Malware phá file bằng cách thay đổi các bit dữ liệu bên trong rồi lưu lại. Lúc này, cloud sẽ nhận biết đây là một phiên bản mới và khi gặp lỗi bạn chỉ cần restore ngược về bản cũ là xong. Tương tự, ransomeware mã hóa file thì cũng tạo ra một phiên bản mới của chính file đó hoặc xóa hẳn khỏi máy tính của chúng ta. Trong trường hợp này, bạn cũng chỉ cần restore lại file sau khi đã quét hết ransomeware và malware là ổn.

Lợi ích cuối cùng tới từ việc bạn có thể sync file giữa nhiều máy tính với nhau. Lợi ích này thì hẳn là các bạn đã có thể tưởng tượng ra: bạn tạo file ở máy nhà, lên máy công ty vẫn có thể truy cập một cách dễ dàng. Nếu không có cloud và máy tính của bạn ở nhà lại đang tắt thì gần như bạn không có cách nào để lấy dữ liệu trừ khi chạy về nhà copy vào ổ USB. Bạn cũng có thể gửi file qua email, nhưng rõ ràng cách này mất thời gian, không tiện lợi mà lại còn khó quản lý hơn so với cấu trúc thư mục vô cùng rõ ràng của cloud.

Mình biết rào cản lớn nhất với anh em khi tiếp cận các dịch vụ cloud chính là giới hạn dung lượng và chi phí. Miễn phí Dropbox cho 2GB, Google Drive cho 15GB còn OneDrive thì cho 5GB. Nếu có khả năng, bạn có thể mua các gói để nâng dung lượng, hoặc thực hiện những phần thưởng của từng dịch vụ cloud để mở rộng mà không phải mất tiền. Mà thực chất, bạn vẫn có thể tận dụng cloud dung lượng ít một cách an toàn, không nhất thiết phải bỏ tiền ra đâu.



Như tài khoản Dropbox mà mình đang xài mỗi ngày, dung lượng của nó chỉ có 33GB mà thôi, và hoàn toàn không trả phí gì cả, chủ yếu nới được dung lượng là do thực hiện các bonus của hãng. Những file mình lưu lên đây là các file thiết yếu, file phục vụ công việc và file quan trọng mà mất đi mình sẽ không bao giờ kiếm lại được. Chủ yếu chúng là những tập tin tài liệu, hình ảnh nên dung lượng không nhiều lắm, và mình tin rằng nhiều anh em Tinh tế cũng làm việc chủ yếu với những dạng tài liệu này nên anh em không cần dung lượng quá lớn. Ngay cả với những project lập trình tương đối to, lên đến vài trăm MB hay cả GB thì Dropbox 33GB vẫn đáp ứng được.

Với anh em nào thường làm việc với những file lớn như video, dự án 3D thì có lẽ sẽ phải chi tiền hoặc tìm các dịch vụ free với mức dung lượng lớn hơn so với những ví dụ Dropbox, OneDrive hay Google Drive mà mình đề cập. Tất nhiên cũng nên để ý tới tốc độ sync và độ ổn định của dịch vụ nhé, chứ free nhiều mà sync chậm thì cũng như không.

Cuối cùng, xin nhắc anh em rằng dù là thư mục cloud hay thư mục trong máy thì vẫn nên sắp xếp chúng theo cấu trúc thật gọn gàng, đừng dồn hết tất cả mọi file vào một nơi duy nhất. File làm việc A để thành folder riêng, file làm việc B để riêng, file cá nhân cũng để riêng vào những thư mục khác nhau. Bằng cách này, mỗi khi cần gấp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy file cần thiết và restore ngay để phục vụ cho việc của mình.

Theo Tinhte.vn